La protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est un principe important auquel adhère strictement l’Association des denturologistes du Canada. Nous sommes engagés à recueillir, à utiliser et à communiquer les renseignements personnels de manière responsable et uniquement dans le but d’assurer la prestation des services que nous offrons à nos membres. Pour se conformer aux nouveaux règlements de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, l’Association des denturologistes du Canada a rédigé une politique sur la protection des renseignements personnels, des directives et des procédures connexes, et a nommé une personne responsable de la protection de la vie privée. La Loi s’applique à l’information que l’Association utilise et qui est de nature commerciale (à des fins lucratives); il existe aussi des règlements régissant l’entreposage, la conservation et la destruction de l’information.
Les dix principes énoncés dans la nouvelle loi sur la protection des renseignements personnels se lisent comme suit :
- Responsabilité : un organisme est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion et doit désigner une ou plusieurs personnes qui devront s'assurer du respect de la Loi (le responsable de la protection de la vie privée).
- Détermination des fins de la collecte des renseignements : l’association doit spécifier les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci.
- Consentement : l'employé doit être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concerne et y consentir, sauf dans certains cas d'exception.
- Limitation de la collecte : l’Association ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
- Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : à moins que l'employé concerné n'y consente ou que la Loi ne l'exige, l’Association ne doit pas utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles elle les a recueillis et elle ne doit les conserver qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
- Exactitude : les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour en fonction des besoins auxquels ils sont destinés.
- Mesures de sécurité : les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées.
- Transparence : l'Association doit faire connaître à son personnel ses politiques et pratiques en matière de gestions de renseignements personnels.
- Accès aux renseignements personnels : l'employé doit avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent, il doit aussi pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les modifications qui s’imposent.
- Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : une personne doit être en mesure de porter plainte à l'égard du non-respect de la Loi en communiquant avec la personne que l'association a désignée responsable.
Qu’entend-on par renseignements personnels?
Les renseignements personnels comprennent tout renseignement permettant d’identifier une personne. Il peut s’agir de renseignements sur des caractéristiques personnelles, la santé, les activités, les opinions et le statut social. Les renseignements personnels sont différents des renseignements de type commercial (par exemple, le nom et l’adresse ou les numéros de téléphone d’une clinique) qui ne sont pas protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. En règle générale, l’information que l’Association recueille sur ses membres est de nature commerciale, et l’Association elle-même n’a pas de but lucratif. En cas contraire, toutefois, les membres seraient invités à lire l’Autorisation sur les renseignements personnels destinés aux membres de l’Association des denturologistes du Canada, et à signer le formulaire.
Organismes externes
Dans le cours normal des affaires, l’Association des denturologistes du Canada fait appel à un certain nombre d’entrepreneurs et d’organismes privés (p. ex., un administrateur, un vérificateur, un avocat) qui peuvent, dans l’exercice de leurs fonctions, avoir un accès restreint à des renseignements personnels sur nos membres que nous avons en notre possession. Autant que faire se peut, nous en limitons l’accès et nous obtenons leur engagement à suivre les principes de confidentialité en vigueur. Encore une fois, ces renseignements sont, pour la plupart, de nature commerciale.
Principales raisons d’utilisation de renseignements personnels
...sur les membres
L’Association des denturologistes du Canada recueille, utilise et communique des renseignements personnels et des renseignements de nature commerciale aux fins suivantes :
- l’adhésion des membres;
- la collaboration avec des tiers qui travaillent pour le compte de l’association;
- la tenue d’un registre exact des denturologistes et des internes agréés;
- la publication et la distribution des listes de membres;
- la facturation (honoraires professionnels);
- l’envoi d’information pertinente aux membres (bulletins, annonces d’assemblées, votes par procuration et autres communications);
- l’entretien du site Web;
- les exigences réglementaires et législatives.
Vos renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été obtenus, sauf si a) vous l’autorisez; ou b) la loi l’exige. Une autorisation peut être verbale.
...sur le personnel contractuel
En ce qui concerne les personnes appelées à faire du travail pour le compte de l’Association, les renseignements recueillis servent aux fins de communication en lien avec le travail (p. ex., envoi de chèques de paye, relevés aux fins de l’impôt), la tenue de livre et la comptabilité, et selon les exigences de la loi. Nous exigeons également une assurance écrite que tous les renseignements acquis ou consultés pendant l’exécution de travaux pour le compte de l’Association des denturologistes du Canada ne seront utilisés que dans les limites prévues dans la description de travail, et ne seront, en aucun cas, distribués ou communiqués, sauf si la loi l’exige.
Consultation par des parties ou organismes externes
Dans le cadre de leurs mandats, divers organismes gouvernementaux (p. ex., Agence des douanes et du revenu du Canada, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, Commission des droits de la personne) ont le pouvoir d’examiner nos dossiers et de s’entretenir avec notre personnel.
Communication d’information sans consentement
Dans les circonstances suivantes, il est permis de communiquer, sans consentement, des renseignements personnels :
À un avocat- pour une mise en demeure, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal;
- à l’initiative d’un organisme d’enquête en lien avec l’application de la loi;
- dans le cas d’une urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée;
- si la loi l’exige.
Protection des renseignements personnels
Nous reconnaissons l’importance de la protection des renseignements personnels. Pour cette raison, nous avons adopté les mesures suivantes :
- l’information sur papier est placée sous supervision ou conservée dans un lieu sécuritaire verrouillé ou à accès restreint;
- le matériel informatique est gardé sous supervision ou gardé dans un lieu sûr verrouillé ou à accès restreint, en tout temps. De plus, les mots de passe et autres mesures de protection sont utilisés sur les ordinateurs;
- l’information sur papier est transmise par enveloppe scellée et adressée, dans des boîtes de Postes Canada ou par service de messagerie assuré par des entreprises ou des personnes réputées et fiables;
- l’information électronique est transmise par des télécopieurs sécurisés, ou envoyée par voie électronique avec des ordinateurs dotés des fonctions de sécurité de pointe (p. ex., des pare-feu, des logiciels anti-virus et l’encodage);
- le personnel est formé pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels seulement au besoin, dans l’exercice de leurs fonctions et conformément à notre politique sur la protection des renseignements personnels;
- les consultants et les organismes externes qui ont accès aux renseignements personnels doivent conclure une entente avec nous sur la protection de la vie privée.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour nous assurer de pouvoir répondre à toutes les questions que vous ou le grand public pourriez avoir à poser sur l’Association et ses membres, et pour votre propre responsabilité à l’égard d’organismes de réglementation externes. L’association conserve des copies de la correspondance pendant au moins sept ans, après quoi, selon le contenu des documents, ils sont détruits par déchiqueteuse. Dans le cas de documents juridiques, de procès-verbaux, de dossiers d’archives ou autres, l’information est conservée dans les bureaux de l’association ou archivée dans un lieu d’entreposage externe et conservée indéfiniment.
La destruction des dossiers papier se fait par déchiquetage. Nous supprimons l’information électronique en l’effaçant, et lorsque nous disposons du matériel informatique, nous veillons à ce que le disque dur soit détruit. Aucune information sur carte de crédit n’est gardée dans le dossier du bureau pour plus de temps qu’il n’en faut pour procéder au paiement, et toute cette information est détruite par la déchiqueteuse.
Accès à vos renseignements personnels
Vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels que nous détenons. Nous nous réservons toutefois le droit de facturer des frais d’administration raisonnables pour les demandes de consultation. Si problème il y a, vous pouvez faire votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous y donner accès, nous vous en aviserons dans les 30 jours, si cela est possible. Nous vous donnerons les raisons pour lesquelles il n’est pas possible que vous les consultiez, et nous vous aviserons au moment où vous pourrez y avoir accès.
Si vous jugez que l’information qui se trouve dans nos dossiers est erronée, vous pouvez demander qu’on la corrige. Cela s’applique seulement aux renseignements factuels, non aux avis professionnels ou juridiques ou aux décisions prises par tout organisme de réglementation ou par le Denturist Board of Canada. Il se pourrait que nous vous demandions de nous fournir des preuves que l’information est erronée. Lorsque nous jugeons qu’une erreur est commise, nous ferons la correction rapidement.
Des questions sur la confidentialité de vos renseignements?
Vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection de la vie privée de l’Association des denturologistes du Canada à l’adresse et au numéro suivant :
C. P. 46114, COP Westdale
Winnipeg (Manitoba) R3R 3S3
Tél. : (204) 897-9092 ou 1 800 773-0099
Téléc. : (204) 895-9595
Cette personne pourra répondre à vos questions ou préoccupations et vous transmettre les politiques de l’Association concernant la Loi de la protection de la vie privée et des documents électroniques. Si vous souhaitez formuler officiellement une plainte sur nos pratiques en cette matière, vous pouvez écrire à la personne responsable de la protection de la vie privée. Elle accusera réception de votre plainte, veillera à ce qu’une enquête soit rapidement enclenchée et que vous obteniez une décision formelle, et les raisons qui l’accompagnent, par écrit.
La présente politique a été élaborée conformément à l'information disponible sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. C’est une loi complexe et elle prévoit d’autres exceptions aux principes énoncés dans la loi qui sont toutefois trop détaillées pour être présentées ici.
Le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée du Canada coordonne l’administration de la loi dans le secteur privé. Vous pouvez le joindre à l’adresse et aux numéros ci-dessous :
112 Kent Street
Ottawa, (Ontario) K1A 1H3
Tél. : (613) 995-8210
Sans frais : 1 800 282-1376
Téléc. : (613) 947-6850
TTY: (613) 992-9190
www.privcom.gc.ca